Kassenbuch führen

In einem Kassenbuch müssen alle mit Bargeld durchgeführten Transaktionen im Unternehmen zeitnah und vollständig erfasst werden. Es muss also alles dokumentiert werden, was bar ausgezahlt oder eingenommen wurde. Von Bareinnahmen und –ausgaben über private Einlagen können dies auch Entnahmen aus der Kasse sein, welche darauf auf ein Bankkonto eingezahlt werden und umgekehrt. Ebenso müssen Schecks, welche man zunächst als Einnahmen in der Kasse erfasst und später als Gutschrift auf der Bank eingereicht werden, im Kassenbuch dokumentiert werden.

Die Einträge im Kassenbuch sollten dabei täglich erfolgen. Nur in Ausnahmefällen kann eine Eintragung auch noch am nächsten Tag erfolgen. Es müssen alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge jeweils einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge eingetragen werden. Kommt es dabei zu größeren zeitlichen Abständen, ist die Kassenführung nach Gesetzgebung nicht mehr ordnungsgemäß.

Eintragungen in einem Kassenbuch dürfen nur so verändert werden, dass der Inhalt im Original noch feststellbar ist. Bei Veränderungen muss deshalb stets erkennbar sein wann man sie vorgenommen hat. Aus diesem Grund dürfen Einträge auf keinerlei Weise überschrieben, überklebt oder sonstige Maßnahmen ergriffen werden, die zur Unkenntlichmachung führen. Es dürfen folglich auch nur Schreibmittel angewendet werden, bei denen sicher ist, dass das Geschriebene nicht spurlos beseitigt oder nachträglich geändert werden kann. Einträge im Kassenbuch müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist lesbar sein, die 10 Jahre beträgt.

Das Führen eines Kassenbuchs mit Hilfe von Software ist nur dann ordnungsgemäß, wenn fehlerhafte Einträge nur durch nachweisliche Umbuchungen geändert werden können oder durch Belege, die die Stornierungen nachweisen. Änderungen müssen also dokumentiert werden. Man sollte deshalb bereits bei der Auswahl der Kassensoftware darauf achten, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind.